Notre centrale de référencement a été créée en 1986 dans le but de mutualiser les achats de différentes structures et augmenter le pouvoir de négociation auprès des fournisseurs. Fort de nos engagements solidaires, citoyens et de notre expertise, nous apportons à de nombreuses structures un éventail de produits et de services alimentaires et/ou non alimentaires au « juste rapport qualité/prix » dans une relation de proximité.
Parce que l’union fait la force, la centrale de référencement est un moyen efficace pour des structures de toutes tailles d’obtenir auprès des fournisseurs référencés des produits et services au meilleur coût.
La centrale de référencement met à disposition de ses adhérents une mercuriale riche de produits référencés dans les domaines de l’alimentaire, des produits d’entretien, des fournitures de bureau mais aussi des contrats de maintenance et des modules de formations, de l’énergie, etc.
C’est cette synergie qui permet de réaliser d’importantes économies d’échelles sur les achats et approvisionnements.
Pour qui et comment fonctionne notre centrale de référencement ?
Nos adhérents sont des structures de toutes tailles œuvrant dans des domaines d’activités variés :
Hébergement social (jeunes & adultes)
Hébergement de personnes âgées (maison de retraite, foyer logement, EHPAD …)
Instituts spécialisés (enfants, personnes en situation de handicap, IME, MAS …)
Collectivités territoriales (CCAS, Mairies, Communautés de communes, SEM…)
Travail protégé (ESAT, EA, ….)
Organismes de formation
Restaurants scolaires et d’entreprises
Centre de vacances, ALSH …
Crèches, Multi-Accueil
Parcs de loisirs et festivals
Associations sportives et culturelles
Notre centrale de référencement met en relation les établissements adhérents et les fournisseurs de proximité. Nous nous chargeons pour le compte de nos adhérents de :
Dresser une liste des produits et/ou de prestations de services adaptés à leurs besoins et leurs attentes ; puis de sélectionner les produits/services qui intégreront la mercuriale :
Denrées alimentaires Compléments alimentaires, produits diététiques et de nutrition Boissons Equipement et fournitures pour restaurants et collectivités Logiciel permettant de simplifier la démarche HACCP et de réaliser les enregistrements du plan de maîtrise sanitaire : outil « ePack Hygiène » Vêtements de travail Produits d’entretien Produits d’hygiène Contrats d’analyses bactériologiques Contrats d’entretien d’équipements de cuisine Contrat de lutte contre les nuisibles Fournitures et matériels de bureau, consommables informatiques et bureautiques Copieurs multifonctions noir & couleur / contrats de maintenance & services Fournitures et produits de maintenance pour les collectivités / Outillages & matériels Protection incendie Véhicules Formations dispensées par AGORA Services Formation
Négocier des conditions privilégiées d’achats intégrant la recherche d’un équilibre produit-coût-service dans une relation de proximité.
Sélectionner et référencer des fournisseurs, dans un cadre défini par un cahier des charges et par la mise en concurrence d’un appel d’offre.
Conclure avec ces fournisseurs des contrats cadre et des partenariats dans la durée avec une logique d’intérêt commun.
Évaluer les performances de ceux-ci de façon régulière tout au long de l’année.
En échange d’une cotisation annuelle, les établissements adhérents reçoivent les contacts des fournisseurs et la mercuriale sur les produits référencés par notre centrale.
Les adhérents ne s’engagent pas à réaliser avec les fournisseurs référencés un certain pourcentage de volume de leurs achats et restent libres de travailler avec les commerçants locaux.
Enfin les adhérents gèrent la relation quotidienne avec les fournisseurs référencés, ils sont en contacts directs avec eux, leurs adressent les commandes depuis leurs structures, les instructions de livraison et les règlements des différentes factures.
Nos méthodes de référencement
Afin de référencer de nouveaux fournisseurs, nous procédons par un système de consultation de type appel d’offres afin de pouvoir se conformer au code de la commande publique.
Ce système de consultation met en œuvre plusieurs critères de notation bien définis inscrits dans un cadre de réponse précis et permettant de mettre en lumière les différents aspects suivants :
Technique : niveau de gamme des produits proposés, produits BIO, origine géographique, SIQO.
Financier : comparatif avec d’autres produits de même gamme.
Structurel : développement durable, part de l’emploi territorial, politique RSE du fournisseur, membre de réseau…
Sanitaire : traçabilité des produits, modes de conditionnements.
Ce processus dure en moyenne deux mois : diffusion de la consultation, réception des réponses, études comparatives et enfin la sélection des fournisseurs intégrant la mercuriale proposée aux adhérents.
Par ailleurs, il est important de mettre en avant l’engagement d’AGORA Services envers les producteurs locaux et les filières issues de l’agriculture biologique. En effet, depuis deux ans, notre centrale a fortement accéléré sur l’intégration de références de produits BIO : depuis novembre 2020, nous recensons plus de 700 références de produits BIO.
Nos moyens humains
Les établissements adhérant à la centrale de référencement bénéficient des compétences de professionnels, qui partagent souvent le même secteur d’activité et qui prennent le temps :
de les écouter afin de mieux répondre à leurs besoins quotidiens et leurs attentes,
d’évaluer les fournisseurs de façon approfondie et de négocier avec eux avant de les référencer,
de suivre et de mesurer leurs performances,
de construire des projets personnalisés et d’en suivre les mises en place.
Notre métier de centrale de référencement alimentaire et non alimentaire est donc composé d’une équipe, basée à Lorient, dotée de compétences expérimentées en matière d’achats, de fortes connaissances des produits référencés et d’une expertise issue du terrain.
Le suivi et le contrôle de nos fournisseurs sont assurés quotidiennement par le responsable des achats et le responsable de la relation adhérent-fournisseurs, ces points de contrôles sont les suivants :
Audits des fournisseurs tout au long de l’année.
Tests des produits d’un point de vue HACCP et organoleptique.
Contrôle des prix négociés, des prestations et remises effectuées.
Veille quotidienne à travers notre cuisine centrale et nos sites en gestion partagée ou concédée.
Veiller au bon déroulement des relations entre les fournisseurs et nos adhérents.
Communiquer sur les nouveaux produits et offres des fournisseurs.
Un logiciel de gestion des commandes : l’outil Fusion Web
Nous mettons à disposition de nos adhérents, un outil de consultation de la mercuriale et de gestion des commandes en ligne. Ainsi les adhérents restent totalement libres et autonomes, ils gèrent en direct avec les fournisseurs leurs approvisionnements tout en bénéficiant des tarifs négociés.
Le cœur de cet outil de gestion est de permettre la consultation en direct 24h/24 et 7j/7 du catalogue de produits référencés dans lequel il est possible de procéder à un comparatif des prix entre les différents fournisseurs. Cela permet également le référencement de ces derniers par famille ou univers de produits.
Tous les adhérents peuvent réaliser leurs achats via Fusion Web. Les commandes sont passées sur la base des produits négociés, voire si besoin, de produits non référencés, les adhérents disposent d’un taux de remise hors marché pour compléter leurs achats. Une fois la commande effectuée, les adhérents ont accès à leur bon de commande ; il est possible de consulter l’historique des commandes.
Un autre avantage conséquent de l’outil Fusion Web est la possibilité d’obtenir un reporting des achats (très utile dans le cadre de la Loi EGalim) : nous pouvons effectuer une extraction des données dans un fichier Excel au rythme souhaité par l’adhérent (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel) et transmettre ainsi un tableau synthétisant la répartition des achats en valeurs et en pourcentages.
Les objectifs principaux d’AGORA Centrale de référencement sont clairs : regrouper la puissance d’achat de l’ensemble des adhérents pour réaliser des économies d’échelle tout en apportant une meilleure qualité d’approvisionnement.
Cela donne aux adhérents les conditions leur permettant de gérer au mieux leur activité quotidienne : informations sur les produits, livraison garantie sur l’ensemble de la Bretagne et de la Loire Atlantique… La centrale de référencement permet d’avoir plus de poids auprès des fournisseurs pour obtenir des conditions avantageuses.
À noter que notre centrale de référencement apporte davantage de souplesse qu’un groupement d’achats, notamment en préservant l’autonomie des adhérents dans le choix des achats et des fournisseurs avec qui ils souhaitent travailler.
Grâce à notre centrale d’achat, vous réduisez vos coûts avec des tarifs particulièrement attractifs et optimisez tous les postes de dépenses. La massification et la mutualisation des achats constitue un avantage considérable pour les adhérents et permet d’obtenir des prix d’achats les mieux négociés.